Klinkt simpel, is razend moeilijk.
Naast mijn taken als werknemer bij Mabeon als KAM (kwaliteits-, milieu en arbomanager) ben ik verantwoordelijk voor de ICT.
Behalve voor de hardware (computers, tablets, chromebooks, smartphones, de VoIP telefonie, printers en netwerk ook voor de servers; die laatste zijn nu ondergebracht in de 'cloud', met een backup elders in de 'cloud', een zorg minder. Dat geldt ook voor het onderhoud van hardware die op android of chrome draait: die worden 'vanzelf' geupdated. Alleen Windows 10 vraagt dus aandacht. Ook systeembeheer valt er onder, dus beveiliging, permissies, gebruikers en groepen .
Maar dat zijn allemaal hulpmiddelen, want het draait om de software. Voor kantoorgebruik is dat G-Suite van Google, een uitgebreid officepakket, met opslag en veel opties, alles in de 'cloud'. En natuurlijk houd ik ook nog externe en interne websites bij, onder andere de KMMS-site (Kwaliteits en Milieu Management Systeem, ten behoeve van ISO 9001, 14001 en 26000 en het PSO 30 + (specifiek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, bij Mabeon meer dan 50 % van de medewerkers) kwaliteitssystemen, die jaarlijks extern en continu intern geaudit worden. Dat laatste doe ik ook, ben ik mooi van de straat.
Waar Mabeon eigenlijk op draait is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) dat een programmeur met mij samen al 25 geleden ontwierp en sindsdien uitgebreid, als maatpak. Precies toegesneden op dit bedrijf, met bijvoorbeeld het bepalen van het aantal in te zetten uren, rekening houdend met iemands productiviteit (dus minder dan 100 %), ook als er sprake is van een groep. Inmiddels zijn de algemene delen van het pakket vervangen door externe en gekoppelde software van derden (ook in de 'cloud'), zoals een financieel- en een human resource pakket, inclusief salarissen.
Maar ook een maatpak is onderhevig aan de 'mode'. De interface van software doet ouderwets , DOS-achtig aan, geen muisbediening en tekst-georiënteerd, meestal zonder kleuren. Wie het kent werkt er mee, nieuwe mensen vinden het onaantrekkelijk en er is sprake van een steile leercurve. Maar het belangrijkste: het draait niet (makkelijk) op moderne apparaten zoals een smartphone of tablet, en kan dus niet worden ingezet buiten 'kantoor'. Het hele (ambulante) middenkader en vrijwel alle uitvoerenden worden dus niet bereikt, in input vanuit die groepen is er dus niet, of zeer indirect via een omweg op kantoor.
Omdat de onderliggende database (open source relationele database CentOS) dat bevat van 14 jaar bedrijfsvoering, is besloten tot het maken van een extra interface, en ook geschikt voor mobiele apparaten.
Alle data (voor zover men daar permissie voor heeft) zijn beschikbaar voor elke medewerker die een smartphone en de app heeft, en de fase is aangebroken waarin behalve data bekijken er ook gemuteerd kan worden. Denk aan het ziek- en betermelden, en het aanpassen van het rooster naar aanleiding daarvan. Dat zal leiden tot een database die altijd en realtime up to date is. Geen invoer op 'kantoor' meer, salarissen, facturen en andere processen zullen bijna 'vanzelf' gaan draaien.
Alles uitgaande van een correcte en tijdige invoer van nieuwe medewerkers, klanten, objecten en alle (veel!) relevante gegevens die daar bij horen, met afbeeldingen en documenten. Het bedrijfsbureau is en blijft dus belangrijk. Maar is het eenmaal ingevoerd, dan worden de dagelijkse mutaties door de ambulante objectleiding gedaan, 'in het veld'.
Reacties
Een reactie posten